Một số thủ thuật Excel

Vẽ hình vuông và bầu dục nằm trong cell:

Khi sử dụng chức năng vẽ hình vuông và bầu dục trên thanh công cụ Draw, hình vẽ sẽ không nằm trên bất cứ một vùng cell nào trên bảng tính. Để hình vẽ nằm trong cell, khi vẽ bạn nhấn giữ phím Alt, hình vẽ sẽ đi theo từng cell khi bạn rê chuột.

Sao chép Formula:

Khi bạn sử dụng công thức tính toán nào đó trong một cell bên trên và lại muốn sao chép tiếp xuống cell bên dưới thì bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl – D để thực hiện

Hiển thị thời gian hiện hành:

Nếu muốn hiển thị thời gian hiện hành lên một cell nào đó thì bạn có thể sử dụng công thức tính là Now() – Today().

Nếu bạn muốn hiển thị thời gian trong một cell nào đó cùng với dòng thông báo là “Bây giờ là : “ thì bạn nhập vào cell như sau : =”Bây giờ là : “ &TEXT( NOW ( ) ,”h:mm AM/PM”)

Các tham số giả lập trong Excel:

Bạn cảm thấy khó khăn khi phải nhớ tất cả cú pháp của các hàm trong Excel? Để không phải nhớ bạn có thể chọn Insert/Function, chọn một hàm và điền tham số vào khung hội thoại. Muốn mọi việc nhanh hơn, gõ tên hàm rồi nhấn CTRL + A để dán các tham số giả lập vào. Ví dụ: nếu gõ “=PMT” vào một ô rồi nhấn CTRL + A, bạn sẽ có công thức =PMT(rate,nper,pv,fv,type). Thay thế các hàm giả lập bằng tham số thực tế sau đó thực hiện hàm.

Tập lái máy bay với Excel 97:

Nếu bạn quá mệt mỏi khi phải làm việc với các bảng tính Excel97, và những con số khô khan luôn làm bạn nhức đầu, tại sao không thử thư giản bằng cách sau đây:

1/Mở một file trong Excel97;

2/ Nhấn phím F5 (để bật hộp thoại Goto lên);

3/Nhập vào "X97:L97" vào trong khung Reference và nhấn OK;

4/ Nhấn phím TAB một lần. (lúc này bạn phải ở ô M97);

5/ Giữ CTRL-SHIFT, tay kia dùng chuột nhấn vào nút Chart Wizard trên thanh công cụ (nút có vẽ hình một biểu đồ có màu xanh vàng đỏ). Bạn sẽ thấy một chương trình mô phỏng tập lái máy bay với màu sắc tương đối đẹp của Excel97 sẽ được chạy ở chế độ toàn màn hình. Có thể dùng chuột hoặc các phím mũi tên để điều khiển. Hãy thư giãn và khám phá thế giới bay của Excel97. Nếu không muốn bay nữa bạn nhấn phím ESC.

Đổi giá trị mà không cần dùng công thức

Bạn phải thường xuyên cập nhật bảng giá bằng bảng tính Excel. Đôi lúc, bạn cần tăng một nhóm các giá trị lên số phần trăm nhất định nào đó, bạn sẽ tạo công thức rồi dùng lệnh Edit/Paste Special để thay giá trị ban đầu bằng kết quả mới tính toán và cuối cùng, bạn phải xóa công thức đó đi. Giải pháp sau có thể giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian. Giả sử bạn muốn tăng 5% cho các giá trị trong vùng A2:A100. Hãy thực hiện các bước sau:

1. Nhập 1,05 vào một ô trống bất kỳ và chọn Edit/Copy.

2. Chọn vùng bạn muốn sửa đổi (ở đây là A2:A100).

3. Chọn Edit/Paste Special.

4. Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Multiply rồi nhấn OK.

5. Xóa giá trị đã nhập vào ở bước 1 vì không đến cần nó nữa.

Thao tác này đã nhân các giá trị trong vùng được chọn lên 1,05 lần, tương đương với việc tăng lên 5%.

echip.com.vn

View the Original article

Đọc Thêm

Xử lý một số rắc rối về in ấn trong Excel 2003

 

Sớm muộn gì thì những kiểm toán viên cũng phải in các bảng tính của mình ra để phục vụ cho việc lập báo cáo kiểm toán. Vì vậy, các bản in là vũ khí hết sức quan trọng trong công cuộc bảo vệ công lý của các KTV. Vì các KTV đầu tư rất nhiều công sức, thời gian thậm chí hàng tháng trời cho việc lậo báo cáo kiểm toán thì chắc chắn họ sẽ muốn dữ liệu của họ in ra sẽ không gặp phải bất kỳ một vướng mắc nào. Chính vì thế mà chúng ta sẽ xem xét đến một lĩnh vực rắc rối mà nó luôn gây ra những phiền toái cho tất cả những người dùng Excel là: kiểm soát những gì được in ra. Đó có thể là nhiều tập bảng tính, là mộ trang bảng tính đơn lẻ, hoặc một vùng chọn nhỏ…

Dồn toàn bộ bảng tính vào 1 trang:

Giả sử bạn đang có 1 bảng tính nằm trên 2 trang giấy. Nhưng dữ liệu ở trang 2 không nhiều mà khi in ra bạn lại chỉ muốn chúng nằm cùng nhau trên một trang. Làm cách nào để thực hiện việc đó???

Cách làm như sau: bạn nhấp chuột vào File, chọn Page setup, rồi nhấp thẻ Page. Sau đó nhấp nút Fit to và đảm bảo cả 2 trường hợp theo sau đều chứa số 1. Bạn yên tâm rằng nó sẽ không hề ảnh hưởng gì tới diện mạo của bảng tính của bạn.

Kết quả được hiện thị rất rõ khi bạn chọn File - Print Preview hoặc biểu tượng chiếc kính lúp trên thanh công cụ chuẩn. Khi mọi thủ tục đã hoàn tất bạn chỉ việc ấn lệnh Print.

Chỉ in vùng được chọn

Giả sử bạn có lập một bảng tính về bán cáo tài chính của một công ty có lưu phần doanh số với phần tổng kết nằm trên đầu và dữ liệu hỗ trợ nằng dưới bản tính đó. Trước mắt bạn chỉ quan tâm tới phần tổng kết, vì vậy bạn muốn in riêng phần này. Vấn đề là khi in bảng tính, bạn nhận được toàn bộ nội dung bảng tính. Vậy có cách nào cho phép in riêng mỗi phần tổng kết này không???

Cách làm như sau: Bạn hạn chế nội dung cần in bằng cách chọn trong các ô nhất định, đó có thể là một vùng hay 1 dãy các ô bất kì, hoặc thậm chí là một ô duy nhất rồi chọn File- Print. Xuất hiện khung hội thoại: bạn chọn nút Selection trong vùng "Print what". Và như thế, bạn chỉ cần bấm ok là mọi việc hoàn tất.

In một lần nhiều tập bảng tính

Giả sử rằng bạn cần in 3 tập bảnh tính khác nhau nhưng lại quá bận rộn để mở riêng từng bảng tính rồi mới chọn lệnh in 3 lần cho 3 bảng tính. Tại sao bạn lại không thể in luôn 1 lần cho 3 bảng tính này nhỉ???

Cách làm như sau: Bạn không cần mở Excel ra mà vẫn làm được việc này bằng cách thông qua Windows sẽ rất đơn giản. Bạn chỉ cần chọn đến nơi chứa những file cần in. Sau đó nhấp chọn cả 3 file này bằng cách nhấn và giữ phím Ctrl và nhấp chuột lên chúng, ấn phải chuột chọn Print. Tài liệu sẽ được chuyển cho máy in của bạn ngay lập tức. Và mỗi tập bảng tính của bạn sẽ được in trọn vẹn và rất đầy đủ. Để chuẩn bị in nhiều bảng tính, kiểm tra xem các tập bảng tính xem có thứ gì không hợp lý sau khi ấn định tất cả các đặc tính không. Nếu không thì bạn yên tâm rồi. Máy in sẽ làm nốt công việc cuối cùng cho bạn.

Tapchiketoan.com

View the Original article

Đọc Thêm

Hướng dẫn Kế toán trong Excel Hình thức Nhật ký chung

Để có thể lập được các mẫu sổ sách theo hình thức kế toán Nhật ký chung trong Excel, các bạn hãy ghi nhớ mẫu sổ theo Chế độ kế toán hiện hành.

Tham khảo: Mẫu sổ sách theo hình thức kế toán Nhật ký chung.

Chúng tôi viết nên bài viết này với mong muốn các bạn có thể tự lập một sổ Nhật ký chung trên Excel và tiến hành chuyển số liệu sang sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán liên quan một cách nhanh chóng.

Để nhập dữ liệu vào sổ Nhật ký chung, các bạn cần thiết phải thiết kế Danh mục Tài khoản kế toán của chính công ty mình. Các bạn có thể down Danh mục Tài khoản kế toán theo Quyết định 48 trên trang web rồi chỉnh sửa theo tình hình thực tế tại công ty.

Sau đó, bạn tự tạo một Sheet Nhật ký chung thành Sổ Nhật ký chung theo như hình sau:

Tại cột Ngày tháng ghi sổ: Nhập ngày tháng ghi sổ; định dạng Format Cells/ Custom. Tại Type: nhập dd/mm/yyyy

Tại cột Số hiệu chứng từ: nhập Số hiệu chứng từ

Tại cột Ngày tháng chứng từ: Nhập ngày tháng chứng từ dung làm căn cứ để ghi sổ

Tại cột Diễn giải: Nhập Diễn giải cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Tại cột TK Nợ/ TK Có: Nhập Tài khoản Nợ ở dòng trên, TK Có ở dòng dưới.

Tại cột Tài khoản đối ứng: Nhập TK đối ứng tương ứng với TK bên Nợ Có. Thực chất của việc ghi TK Nợ, TK Có trên dưới cùng một cột là nhằm mục đích phục vụ công việc Lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ sau này.

Số phát sinh: Nhập số tiền phát sinh

Mời các bạn theo dõi tiếp các bài viết sau, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn chuyển số liệu từ Sổ Nhật ký chung sang Sổ cái các Tài khoản.

View the Original article

Đọc Thêm

Các hàm thường dùng trong kế toán bằng Excel

Normal 0 false false false MicrosoftInternetExplorer4 /* Style Definitions */ table.MsoNormalTable{mso-style-name:"Table Normal";mso-tstyle-rowband-size:0;mso-tstyle-colband-size:0;mso-style-noshow:yes;mso-style-parent:"";mso-padding-alt:0in 5.4pt 0in 5.4pt;mso-para-margin:0in;mso-para-margin-bottom:.0001pt;mso-pagination:widow-orphan;font-size:10.0pt;font-family:"Times New Roman";mso-ansi-language:#0400;mso-fareast-language:#0400;mso-bidi-language:#0400;}

Bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn những hiểu biết cơ bản về các hàm thường dùng trong kế toán bằng Excel.

Các hàm thường dùng trong Excel kế toán:

- Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup]) nghĩa là Vlookup(Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy,X).

Hàm Vlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm. X=0 là dò tìm một cách chính xác. X=1 là dò tìm một cách tương đối.

      - If(logical_test,[value_if_true],[value_if_false]) nghĩa là If(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2).

Hàm trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng, Hàm trả về giá trị 2 nếu điều kiện sai.

      - Sumif(range,criteria,[sum_range]) nghĩa là Sumif(Vùng chứa điều kiện, Điều kiện, Vùng cần tính tổng).

Hàm này trả về giá trị tính tổng của các ô trong vùng cần tính thoả mãn một điều kiện đưa vào.

      - And( logical1,[logical2],…) nghĩa là And(đối 1, đối 2,..).

        Hàm này là Phép VÀ, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng. Các đối số là các hằng, biểu thức logic.

      - Or( logical1,[logical2],…) nghĩa là Or(đối 1, đối 2,..).

        Hàm này là Phép HOẶC, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai.

        Các bạn có thể tham khảo Mẫu sổ sách kế toán trên Excel theo Hình thức kế toán Nhật ký chung tại phần Tài liệu văn bản.

        Các bạn cũng có thể cùng chúng tôi hoàn chỉnh những Hàm trong Excel thường dùng trong kế toán bằng chức năng Comment phía dưới bài viết. Cám ơn các bạn!

View the Original article

Đọc Thêm

Hướng dẫn kế toán bằng Excel

Normal 0 false false false MicrosoftInternetExplorer4 /* Style Definitions */ table.MsoNormalTable{mso-style-name:"Table Normal";mso-tstyle-rowband-size:0;mso-tstyle-colband-size:0;mso-style-noshow:yes;mso-style-parent:"";mso-padding-alt:0in 5.4pt 0in 5.4pt;mso-para-margin:0in;mso-para-margin-bottom:.0001pt;mso-pagination:widow-orphan;font-size:10.0pt;font-family:"Times New Roman";mso-ansi-language:#0400;mso-fareast-language:#0400;mso-bidi-language:#0400;}

Bạn đang băn khoăn không biết làm kế toán bằng Excel như thế nào? Cách chuyển số liệu từ sổ này sang sổ kia như thế nào? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn phần nào hóa giải những băn khoăn này!

Thứ nhất, bạn có thể tham khảo Giáo trình kế toán bằng Excel trên trang web. Tài liệu này hướng dẫn chi tiết các công việc của kế toán với Excel từ việc thiết kế mẫu sổ đến tổng hợp số liệu và lên Báo cáo.

Download Giáo trình Excel dành cho kế toán

Thứ hai, bạn có thể Download Mẫu sổ kế toán theo các Hình thức kế toán và chỉnh sửa theo yêu cầu của kế toán tại đơn vị mình.

Công việc chuyển số liệu từ sổ này sang sổ khác, bạn dùng Các hàm thường dùng trong kế toán bằng Excel. Nếu có gì thắc mắc, bạn có thể dùng chức năng Comment phía dưới, chúng tôi sẽ giải đáp cho bạn sớm nhất có thể.

Các hàm thường dùng trong kế toán bằng Excel

Mẫu sổ sách theo Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trên Excel

Mẫu sổ sách theo Hình thức Nhật ký chung trên Excel

Một bài viết ngắn không thể giải đáp hết những thắc mắc của các bạn. Mọi thắc mắc về kế toán, excel kế toán và dịch vụ kế toán, mong các bạn vui lòng liên hệ theo email: xinhtran@vietnambiz.com

View the Original article

Đọc Thêm

Hướng dẫn dùng hàm RANK() trong Microsoft Excel

 

Hàm RANK() trong Excel trả về thứ hạng giá trị trong danh sách. Cụ thể, nó là vị trí tương quan giữa một giá trị với các giá trị còn lại trong danh sách. Thực tế nếu bạn dùng thao tác sắp xếp, mặc dù vẫn có thể nhìn thấy giá trị nào đứng cao nhất và thấp nhất nhưng không được trả về thứ hạng cụ thể.

 

Trong ví dụ ở hình dưới, các bạn có thể thấy kết quả của hàm RANK() trong bảng tính. Giá trị từ F2 đến F5 là thứ hạng của các giá trị từ E2 đến E5. Các giá trị từ E2 đến E5 là kết quả của hàm SUMIF() sau đây:

=SUMIF($A$2:$A$9,$D2,$B$2:$B$9)

Hàm SUMIF() trả về tổng số của mỗi cá nhân được liệt kê trong cột A.

Về hàm RANK() 

Hàm RANK() có 3 đối số:  =RANK(number,reference,[order]) 

Trong đó, number là giá trị bạn xếp hạng, reference là danh sách các giá trị bạn muốn so sánh với number, order là trình tự thứ hạng lớn dần hay nhỏ dần. Nếu bạn không khai báo order, Excel sẽ coi giá trị bằng 0, tức là trình tự thứ hạng giảm dần, tỉ lệ nghịch với giá trị (giá trị lớn nhất là xếp thứ 1). Các giá trị order khác 0 sẽ cho trình tự thứ hạng tăng dần (giá trị nhỏ nhất xếp thứ 1).

Trong ví dụ trên, ô F2 được khai báo như sau:  =RANK(E2,$E$2:$E$5) 

Lưu ý rằng đối số number là tương đối nhưng reference là tuyệt đối. Bạn nên giữ nguyên cấu trúc như trên khi áp dụng vào bảng tính của mình. Copy hàm khai báo ở F2 vào các ô từ F3 đến F5. Kết quả là giá trị lớn nhất 120 được trả về thứ 1. Giá trị nhỏ nhất 98 xếp thứ 4. Để đảo ngược cách xếp hạng, bạn chỉ cần khai báo thêm order như sau:  =RANK(E2,$E$2:$E$5,1)

Trường hợp đồng hạng 

 Đôi khi bạn sẽ gặp trường hợp đồng thứ hạng. Hàm RANK() sẽ trả về cùng một thứ hạng cho giá trị lặp lại nhiều hơn một lần trong danh sách xếp hạng. Điều thú vị là trong trường hợp này, hàm RANK() sẽ giải quyết bằng cách bỏ qua giá trị thứ hạng tiếp theo. Để hiểu rõ hơn, chúng ta cùng xét ví dụ trong hình dưới đây:

Các bạn có thể thấy Alexis và Kate có cùng giá trị 101. Cả hai đều xếp thứ 2 và không có ai xếp thứ 3. Giá trị thấp nhất vẫn xếp hạng 4.

Không có đối số để thay đổi cách giải quyết này của hàm RANK(). Nếu bạn không muốn có trường hợp đồng hạng, bạn cần tìm thêm một tiêu chuẩn nữa để so sánh.

3c.com.vn

View the Original article

Đọc Thêm